浅谈档案工作的新概念

现代的档案工作已走过由古代档册库而专门档案馆的近代化历程，正在实现由封闭而开放的现代化转型。新时期的档案工作理念已从传统的实体保管为其鹄的，渐渐倾向以信息组织和利用为轴心。档案在各项事业中的实际作用，国际档案界交流的加强，以及科学管理理论与信息经济的影响，还使档案的管理功能和信息属性得以凸现。因此，档案长期秘不示人的工作传统和作为政治辅助的单一职能所导致的社会刻板印象亟待彻底更新。

新时期的档案工作至少在以下三个方面有裨于现代科学管理：

一、决策——档案工作为科学决策积聚信息原料。科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境，它包括旧案所提供的经验参照、人文背景和各种必要的真实数据作支持。档案方式就是取得这种支持的最佳途径。于是，档案工作被纳入信息一体化管理的模式，在与图书、情报共同构成的信息系统中动态地发挥作用。在颇具理性色彩的科学决策和信息观念的引导下，无论地方企事业单位，还是国家宏观管理与决策部门，档案方式都逐渐被视为获取可靠信息的重要手段。传统档案方式下档案信息的零散、迟缓和重载体正逐渐变得系统可据、及时快捷和重信息内容。如果我们能够获取真实可靠的原始档案信息，即档案形成的过程和负载的内容越真实，决策就越可能建立在科学的基础上。反之，如果在档案形成或提炼过程中不能以科学真实的档案态度，就必然降低信息的参考价值，并由此导致统计和分析的误差，其对科学决策的负面作用是不言而喻的。

二、控制——档案方式在现代管理控制中的事后控制和预先控制功能。控制在现代科学管理理论中被理解为保证各项活动达到预期效果的职能。或者说，它检查工作是否按既定的计划、标准和方法进行，若有偏差就要分析原因，发出指示，以确保组织目标的实现。控制的过程是否有效依赖于能否找到问题的症结。在出现偏差以后，通过分析偏差的原因，追溯责任，谓之事后控制或间接控制。直接或预先控制则强调控制事物的过程而不是结果，强调提高被控对象的自我约束能力。譬如人口生育高峰的预测、自然灾害的预防、工程质量的监理、财务开支的簿记等等，都是为了实现管理控制。一定周期的户籍档案工作可以获得关于人口结构的数据，从而在生育控制、教育投入、就业状况、社会福利和流动人口的管理等方面作预测和控制研究，可以更科学地安排建设和管理计划。当工程质量发现问题，我们可以通过监理的真实记录查找原因，订出解决方案。当财务发现疑点，我们可以根据簿记核查漏洞，追纠责任。从中我们不难看出，档案在事后控制和预先控制中都起着关键的信息作用。需要说明的是，今天档案工作的控制功能不仅在于自古受到重视的以惩罚性为特征的事后责任控制，还应更多地着眼于实现以预防和计划为特征的更正性、超前性控制，档案的积累要立足于研究规律、预测未知和科学的决策规划。如果过于强调惩罚性控制，必然影响档案形成的客观真实性，失去档案在科学的管理控制中的意义。